Subiekt Nexo – DEFCOM Systemy Informatyczne

Subiekt nexo to program kompleksowo wspomagający obsługę sprzedaży w małych i średnich firmach – sklepach, hurtowniach, warsztatach, zakładach usługowych itp. Przyjazny, intuicyjny interfejs ułatwia i przyspiesza pracę, a bogata funkcjonalność zaspokoi potrzeby nowoczesnych przedsiębiorców, bez względu na branżę.

Subiekt nexo zapewnia obsługę wszystkich typów dokumentów handlowych (szczególną zaletą jest zaawansowany system zamówień) i sprawne zarządzanie gospodarką magazynową. Posiada rozbudowaną część finansową, dzięki której możliwe jest m.in. wykonywanie operacji kasowych, bankowych czy tworzenie raportów kasowych. Moduły rozliczeniowe umożliwiają ewidencjonowanie rozrachunków, działań windykacyjnych i tabeli kursów walut. Kartotekowa część systemu pozwala prowadzić zaawansowaną ewidencję asortymentu, klientów, urządzeń zewnętrznych, instytucji, wspólników i pracowników.

Subiekt to od lat najczęściej wybierana przez polskich przedsiębiorców marka systemu sprzedaży. Subiekt nexo jest kolejną wersją tego popularnego programu. Został zaprojektowany ze szczególną dbałością o wygodę użytkownika, dzięki czemu prowadzenie biznesu staje się prostsze.

Subiekt nexo jest częścią InsERT nexo – zintegrowanego pakietu, w którego skład wchodzą również: Rachmistrz nexo (księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja podatku zryczałtowanego), Rewizor nexo (system finansowo-księgowy), Gratyfikant nexo (system kadrowo-płacowy) oraz Gestor nexo (CRM).

Najważniejsze możliwości Subiekta nexo:

pełna obsługa wszystkich typów dokumentów handlowych i magazynowych;
pełny rozdział dokumentów magazynowych i handlowych, pojedyncze lub zbiorcze generowanie faktur do dokumentów WZ, korekty dokumentów magazynowych; automatyczne generowanie dokumentu WZ do faktury, faktura pro forma, faktura sprzedaży z wielu magazynów;
rozbudowany system zamówień – każda pozycja dokumentu może mieć indywidualny termin realizacji, również wcześniejszy niż termin realizacji całego dokumentu;
kartoteka asortymentu – towarów, usług, kompletów i opakowań zwrotnych; działy sprzedaży w kartotece;
kartoteka klientów obejmująca również informacje typu CRM;
prowadzenie elastycznej polityki cenowej – możliwość przypisywania zdefiniowanych cenników do poszczególnych klientów; cena, domyślny i maksymalny rabat pozycji cennika mogą być określane w zależności od jednostki miary i wysokości progu sprzedaży;
obsługa przedpłat, płatności kartą, płatności za pobraniem, sprzedaży kredytowanej, cesji na innego płatnika, zaliczek pracowników na zakup;
kompleksowa obsługa kasy z rejestrowaniem operacji gotówkowych i bezgotówkowych (płatności kartą płatniczą, bony), operacje kasowe z odłożonym skutkiem (niewykonane);
rozbudowana obsługa rachunków bankowych (przelewy standardowe, do ZUS, podatkowe, operacje na rachunku, opłaty prowizyjne, wyciągi); obsługa bankowości elektronicznej za pomocą wymiany plików, a także online (wybrane banki);
prowadzenie rozrachunków (należności i zobowiązań), rozliczenia wielowalutowe, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, kompensaty;
rozbudowana obsługa urządzeń zewnętrznych (kasy fiskalne, drukarki fiskalne, wagi etykietujące, czytniki kodów kreskowych);
automatyczna synchronizacja zmian asortymentu w kartotece i urządzeniach zewnętrznych;
pełna integracja z systemami finansowo-księgowymi: Rachmistrz nexo i Rewizor nexo.

Obsługa RODO:

cele i zgody na przetwarzanie danych;
obowiązki informacyjne;
ochrona danych;
prawo do zapomnienia (anonimizacja)

SPRZEDAŻ, ZAKUP, MAGAZYN

Pełna obsługa wszystkich typów dokumentów handlowych i magazynowych.
Pełny rozdział dokumentów magazynowych i handlowych w dowolnej walucie, pojedyncze lub zbiorcze generowanie faktur do dokumentów WZ; korekty dokumentów magazynowych, automatyczne generowanie dokumentu WZ do faktury.
Faktura sprzedaży z wielu magazynów oraz przypisana do oddziału.
Zaawansowane dodawanie pozycji na dokumentach z wizualizacją towaru.
Wybór adresu dostawy na dokumentach sprzedaży i wydaniach; możliwość wyboru innego dostawcy w dokumentach zakupu oraz innego odbiorcy w dokumentach sprzedaży oraz zamówieniach.
Faktura pro forma.
Rozbudowany system zamówień; każda pozycja dokumentu może mieć indywidualny termin realizacji, również wcześniejszy niż termin realizacji całego dokumentu.
Rozbudowana obsługa urządzeń zewnętrznych (kasy fiskalne, drukarki fiskalne, wagi etykietujące, czytniki kodów paskowych).
Automatyczna synchronizacja zmian asortymentu w kartotece i urządzeniach zewnętrznych.
Możliwość podłączenia dodatkowych kosztów w postaci dokumentu rozchodu (RW) do pozycji na dokumencie sprzedaży (FS, PA itd.).
Możliwość zwiększenia precyzji ceny na dokumentach do 6 miejsc po przecinku.
Możliwość ustawienia kolorów na pozycjach poniżej marży lub kosztów.
Możliwość określania promocji dla określonych klientów na określony asortyment w określonym terminie w postaci rabatu, gratisu lub dodatku.
Kopiowanie i wklejanie pozycji asortymentowych między dokumentami.

ZAMÓWIENIA

Każda pozycja dokumentu może mieć indywidualny termin realizacji, również wcześniejszy niż termin realizacji całego dokumentu.
Zamawiającym może być inny klient niż finalny nabywca oraz odbiorcę towarów.
Podczas wprowadzania dokumentu można zdefiniować termin realizacji pozycji, który jest wyliczany na podstawie oczekiwanego średniego czasu dostawy z kartoteki towaru.
Możliwość zarezerwowania stanu magazynowego.
Możliwość określenia dowolnego adresu i sposobu dostawy.
Możliwość oznaczania dokumentów za pomocą flag już określonych przez program.

ZLECENIA

Sprawna obsługa bieżących stanów magazynowych – użytkownik może zamawiać dostawę towaru do stanu optymalnego magazynu, który uwzględnia w nim bieżący poziom towaru, wielkość zamówień od klienta oraz zamówienia niezrealizowane i w drodze dostawy.
Ewidencjonowanie zleceń produkcyjnych montażu i demontażu z możliwością zmiany zapotrzebowania na składniki.
Możliwość zarezerwowania stanu magazynowego.

PŁATNOŚCI

Możliwość płatności gotówkowej w wydzielonym stanowisku kasowym.
Oprócz gotówki czy kart płatniczych można zdefiniować wiele innych form płatności, np. płatność za pobraniem, bony.
Możliwość rejestrowania zakupów dokonywanych przez pracowników; podczas ewidencjonowania takiego dokumentu możliwe rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika.
Możliwość cedowania płatności na innego płatnika.
Płatności dostępne nie tylko dla dokumentów sprzedaży i zakupu, ale także dla dokumentów magazynowych i zamówień (np. możliwość wystawienia zamówienia lub wydania magazynowego z zaliczką zapłaconą kartą płatniczą).

CENNIKI

Możliwość zdefiniowania wielu cenników głównych (dotyczących całego asortymentu).
Przypisanie cennika głównego do oddziału oraz możliwość przypisania cennika głównego i dodatkowego klientowi.
Asortyment w cenniku może wystąpić wielokrotnie – można w nim określić cenę, domyślny i maksymalny rabat w zależności od jednostki miary i wysokość progu sprzedaży.
Możliwość blokowania ceny i rabatu towaru na dokumencie sprzedaży związanym z danym cennikiem.
Możliwość definiowania cenników statycznych i dynamicznych. Cennik dynamiczny wylicza cenę wybranego towaru bądź usługi za pomocą zdefiniowanych parametrów (aktualnego kursu, zadanej marży, funkcji kalkulującej cenę bazową) pozycji podczas określonego żądania, np. przy wprowadzaniu ich na specyfikację w dokumencie sprzedaży, w odróżnieniu do cennika statycznego, który zwraca cenę skalkulowaną uprzednio i zapisaną na pozycji tego cennika.
Statusy cennika pozwalające opracować poprawnie cennik zanim zostanie wystawiony do publicznej wiadomości. Cennik w trakcie opracowania posiada status „w przygotowaniu”, co oznacza, że jest niedostępny w sprzedaży. Po fazie opracowania cennik otrzymuje status „opublikowany”, który oznacza, że może zostać wykorzystany podczas procesu sprzedaży.

FINANSE

Operacje kasowe z odłożonym skutkiem (niewykonane).
Kompleksowa obsługa kasy z rejestrowaniem operacji gotówkowych i bezgotówkowych (płatności kartą płatniczą, bony).
Możliwość zdefiniowania wielu stanowisk kasowych w obrębie jednej kasy (przydatne m.in. podczas korzystania z sesji kasowych, które są związane ze stanowiskiem oraz raportów kasowych, które dotyczą kasy).
Możliwość przypisania form płatności do stanowiska kasowego.
Raport kasowy to zbiorczy dokument, który może być przekazany bezpośrednio do księgowości (może być odzwierciedleniem jednej lub wielu sesji kasowych).
Spójna obsługa operacji na rachunku bankowym bez względu na sposób prowadzenia rachunku (ewidencjonowanie ręczne, bankowość elektroniczna).
Bankowość elektroniczna offline i online.
Polecenie przelewu/wpłaty gotówkowej standardowe, podatkowe, ZUS-owe.
Możliwość rejestrowania środków w drodze, kończenie rozpoczętego transferu

ROZLICZENIA

Podział płatności na rodzaje – dla każdego z nich można określić, jaki typ rozrachunku będzie tworzony dla płatności (np. KP rodzaju spłata tworzy spłatę należności, a rodzaju zaliczka tworzy zobowiązanie).
Rozliczenia waluta obca – PLN.
Kompensaty rozrachunków.

ASORTYMENT

Towar może zostać przyporządkowany do wielu działów sprzedaży niezależnych od grup asortymentu, które zdefiniowane są w hierarchicznym słowniku.
Nowy sposób definiowania jednostek miar – przeliczniki pomiędzy miarami są zdefiniowane jako licznik i mianownik ułamka zwykłego, co pozwoli zdefiniować takie jednostki jak 1/3.
Do jednostek miar przyporządkowane są: opakowanie zwrotne, nazwa fiskalna, kod kreskowy itd. (pozwala to np. zaprogramować kasę tym samym towarem w różnych jednostkach miary, wybrać towar z daną jednostką na dokument za pomocą kodów kreskowych).
Jednostki posiadają indywidualną precyzję, którą można zmienić, wprowadzając miarę na dany towar; z jednostką w towarze związany jest kod kreskowy, opakowanie, gabaryty, czyli masa, objętość i wymiary;
W kartotece można zdefiniować indywidualnie dla każdego magazynu oprócz stanu minimalnego również stan optymalny, który domyślnie jest wykorzystywany przy zamawianiu towaru u dostawcy.
Możliwość ukrywania towaru na wybranych magazynach.
Możliwość określenia standardowego terminu realizacji na Zamówieniach od klienta.
Możliwość określenia standardowego terminu realizacji na Zleceniach do dostawcy.

MODELE

Obsługa rozmiarówki za pomocą modeli i jego wariantów.
Możliwość generowania asortymentu na podstawie modelu.

KLIENCI

Możliwość przypisania typu transakcji handlowej i waluty, w jakiej ma zostać domyślnie wystawiony dokument sprzedaży oraz określenia limitu kredytu kupieckiego, który uwzględnia również wydany (dokumenty WZ) towar z magazynu.
Indywidualne parametry wydruków – można zdefiniować specjalne wzorce wydruków dla każdego typu dokumentu.
Ewidencja przedstawicieli/pracowników klienta.
Wieloaspektowość klientów z podziałem klientów na standardowych i potencjalnych (mogą nimi być wszystkie instytucje, pracownicy oraz wspólnicy).
Centralizacja informacji o kliencie – możliwość wystawienia dokumentów handlowych pracownikowi i wspólnikowi.
Podział klientów na osoby fizyczne i firmy z indywidualnymi atrybutami oraz możliwość przekształcania w obie strony.
Mechanizm przestrzegający przed dublowaniem klientów (sprawdzający unikalność NIP) – dane odnalezionego klienta można od razu wpisać np. jako oddział lub centralę lub można je wykorzystać do pracy.
Wysyłanie indywidualnych lub masowych wiadomości SMS.
Możliwość zdefiniowania wielu adresów – w tym adresów dostaw.
Możliwość określenia struktury organizacyjnej klienta (centrala i oddziały).
Możliwość zdefiniowania szablonów klientów.
Osobne cenniki dla klientów.
Możliwość wymiany dokumentów za pomocą pliku EPP.
Możliwość konfiguracji kolejności przechodzenia po kolumnach w dokumentach.
Możliwość definiowania naklejek dla towarów i klientów.

URZĄDZENIA ZEWNĘTRZNE

Rozbudowana obsługa urządzeń zewnętrznych (kasy fiskalne, drukarki fiskalne, wagi etykietujące, czytniki kodów kreskowych).
Serwer kasowy umożliwiający automatyczną synchronizację kartotek asortymentu z kasami fiskalnymi, sprawdzarkami cen i wagami etykietującymi oraz automatyczny odczyt danych o sprzedaży z kas fiskalnych.
Możliwość pobrania z kasy paragonów kasowych i wystawienia na ich podstawie zwrotu detalicznego lub faktury detalicznej.
Odbiór sprzedaży dziennej z kasy fiskalnej z uwzględnieniem asortymentu brakującego na stanie magazynowym w programie (przesorty).
Odbiór raportów dobowych.